La mediazione può essere divisa in fasi. Una prima fase è correlata dalla presentazione della domanda, cioè con l’avvenuta ricezione di quest’ultima, l’organismo si attiva e svolge tutti quei compiti che consentono di fissare l’incontro tra le parti e il mediatore. Al momento dell’incontro il mediatore gestisce in modo autonomo il tempo e le modalità della mediazione, infatti si può avvalere di sessioni congiunte o private (con queste espressioni si intende che il mediatore può sentire le parti assieme oppure prima una e poi l’altra). Normalmente si inizia con una sessione congiunta e poi a discrezione del mediatore possono esserci altri incontri congiunti o privati. Al termine il mediatore compila un verbale indicando l’esito della mediazione e allegando l’eventuale accordo raggiunto dalle parti.