Regolamento di Mediazione

PREMESSA
Il presente Regolamento si ispira ai principi di informalità, rapidità e riservatezza; in ogni caso è vietata l’iniziativa officiosa del procedimento.

ARTICOLO 1 – AMBITO DI APPLICAZIONE
Ai sensi degli articoli 2 e 5 del D.Lgs. n. 28/2010 così come modificati dal D. Lgs. 149/2022 e attuati dal D. M. 150/2023, il presente Regolamento è applicabile alla mediazione per la conciliazione di controversie civili e commerciali, relative a diritti disponibili, che le parti vogliano risolvere in maniera collaborativa, in forza di un accordo, di una clausola contrattuale e/o statutaria, di un obbligo di legge ovvero su invito del giudice o su iniziativa di taluna o di tutte le parti.
La qualificazione dell’oggetto della controversia spetta alla parte che deposita la domanda di mediazione.
Per i procedimenti disciplinati da disposizioni di leggi speciali, il presente Regolamento si applica in quanto compatibile.

Le parti partecipano personalmente alla procedura di mediazione oppure delegando un rappresentante a conoscenza dei fatti e munito di procura speciale e sostanziale.

Nei casi previsti dall’art. 5 c. 1 del D.Lgs n. 28/2010 come modificato dal D. Lgs. 149/2022 e attuato dal D. M. 150/2023, mediazione obbligatoria e delegata dal Giudice, le parti partecipano con l’assistenza dei rispettivi avvocati.

ARTICOLO 2 – ATTIVAZIONE DEL PROCEDIMENTO
Ai sensi dell’art. 4, comma 1, del D. Lgs. n. 28/10 così come modificato dal D. Lgs. 149/2022 e attuato dal D.M. 150/2023, il procedimento di mediazione si attiva attraverso il deposito di una istanza presso la Segreteria dell’Organismo.
La domanda può essere effettuata, sia utilizzando l’apposito modulo, sia in carta libera, purché contenga tutti gli elementi indicati nel modulo, in particolare: i dati identificativi delle parti e dell’organismo, la sommaria descrizione dei fatti e delle questioni controverse, l’oggetto della domanda e le ragioni della pretesa, una copia, laddove esistente, della clausola di mediazione, i dati identificativi di colui che parteciperà e rappresenterà la parte nel procedimento, con attestazione scritta del relativo potere, i dati identificativi degli eventuali professionisti e/o delle persone di fiducia che assisteranno la parte nel procedimento, l’indicazione del valore della controversia e dei criteri con i quali è stato determinato, l’eventuale proposta motivata di modifica del luogo ove tenere l’incontro di mediazione e/o l’eventuale proposta motivata di deroga alle disposizioni regolamentari, l’eventuale dichiarazione dell’istante di accollarsi per intero i costi del procedimento, fatta salva la possibilità di una diversa ripartizione delle spese predette nell’eventuale accordo, susseguente all’espletamento del procedimento. Le parti possono depositare domande di mediazione congiunte o contestuali. La domanda di mediazione può essere depositata anche nei confronti di più parti.
Il deposito della domanda di mediazione, nonché l’adesione alla stessa, costituiscono accettazione del regolamento, delle indennità di cui alla tabella allegata commisurate al valore della lite oltre che riconoscimento del relativo debito, solidale tra le parti, nei confronti dell’Organismo.
Ciascuna delle parti ha, in ogni caso, diritto di accesso agli atti del relativo procedimento che il responsabile, designato dall’organismo, è obbligato a custodire in apposito fascicolo debitamente registrato e numerato nell’ambito del registro di cui all’art. 12 del D. M. n. 150/2023. Il diritto di accesso ha per oggetto gli atti depositati dalle parti nelle sessioni comuni, ovvero per ciascuna parte, gli atti depositati nella propria sessione separata. I dati, comunque raccolti, sono trattati nel rispetto delle disposizioni del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (“Codice in materia di protezione dei dati personali”).
Ai sensi dell’art. 4, comma 1, del D. lgs. n. 28/10 così come modificato dal D. Lgs. 149/2022, in caso di più domande relative alla stessa controversia, la mediazione si svolge davanti all’Organismo presso il quale è stata presentata la prima domanda, salvo diverso accordo delle parti o salve diverse convenzioni eventualmente intercorse tra gli Organismi aditi, fermi rimanendo gli effetti conseguiti sulla prescrizione e sulla decadenza e fermi rimanendo anche gli eventuali oneri dovuti all’Organismo.

ARTICOLO 3 – LA SEGRETERIA
La Segreteria dell’Organismo amministra il servizio di mediazione. Coloro che operano presso la Segreteria devono essere ed apparire imparziali, non entrano nel merito della controversia e non svolgono attività di consulenza giuridica o di mediazione.
Ai sensi dell’art. 9, comma 1, del D. Lgs. n. 28/10 così come modificato dal D. Lgs. 149/2022, chiunque presta la propria opera o il proprio servizio nell’Organismo o comunque nell’ambito del procedimento di mediazione è tenuto all’obbligo di riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite durante il procedimento medesimo.
La Segreteria tiene un registro, anche informatico, per ogni procedimento di mediazione, con le annotazioni relative al numero d’ordine progressivo, i dati identificativi delle parti, l’oggetto della controversia, il mediatore designato, la durata del procedimento ed il relativo esito.
Essa verifica la disponibilità delle parti a partecipare all’incontro finalizzato all’esperimento del tentativo di mediazione. Fatta salva la possibilità di comune indicazione del mediatore ad opera delle parti ai fini della sua eventuale designazione, la segreteria individua il mediatore nel caso concreto, e provvede a tutte le comunicazioni necessarie con i mezzi ritenuti più idonei. In ogni caso, per la specifica assegnazione degli affari di mediazione predeterminati, la segreteria dovrà tener conto della specifica competenza professionale del mediatore designato, desunta anche dalla tipologia di laurea universitaria posseduta.
In particolare, la Segreteria verifica la conformità della domanda di mediazione ai requisiti formali previsti dal presente regolamento e l’avvenuta effettuazione del pagamento delle spese di avvio e del primo incontro del procedimento, qualora dovute; annota la domanda nell’apposito registro; comunica, nel più breve tempo possibile e in una “forma comprovante” l’avvenuta ricezione:

• alla parte istante: il nominativo del mediatore designato, la data ed il luogo dell’incontro di mediazione, precisando che dovrà partecipare personalmente o, in casi eccezionali, mediante un proprio rappresentante munito dei necessari poteri e che dovrà essere assistita da un avvocato e da altri consulenti;
• all’altra parte o alle altre parti: l’avvenuto deposito della domanda di mediazione, nonché la sua trasmissione, il nominativo del mediatore designato e le agevolazioni fiscali previste dagli articoli 17 e 20 del D.Lgs. n. 28/10 così come modificati dal D. Lgs. 149/2022, con l’invito a partecipare personalmente o, in casi eccezionali, mediante un proprio rappresentante munito dei necessari poteri, all’incontro di mediazione, con l’assistenza di un avvocato e di altri consulenti, con l’invito a comunicare, almeno otto giorni prima dell’incontro, la propria adesione e l’eventuale proposta motivata di deroga alle disposizioni regolamentari, ammonendo che, dalla mancata partecipazione senza giustificato motivo al procedimento di mediazione, ove esso è previsto a pena di improcedibilità, il giudice, oltre poter desumere argomenti di prova nell’eventuale successivo giudizio, ai sensi dell’articolo 116 comma 2, c.p.c., condannerà la parte costituita che non ha partecipato al procedimento di mediazione senza giustificato motivo, al versamento all’entrata del bilancio dello Stato di una somma di importo corrispondente al contributo unificato dovuto per il giudizio.

ARTICOLO 4 – IL MEDIATORE

Il mediatore, al primo incontro, espone la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione e si adopera affinché le parti raggiungano un accordo di conciliazione. Nel caso che al primo incontro si manifesti la volontà di mancato accordo, saranno dovute, dalle parti, le spese di avvio oltre alle spese di mediazione per il primo incontro, così come previsto ai sensi del D.Lgs n. 28/2010 modificato dal D.Lgs n. 149/2022 e attuato dal D. M. n. 150/2023.

Il mediatore non decide la controversia, ma aiuta le parti a trovare un accordo che esse reputino soddisfacente per la composizione della controversia. Il mediatore non svolge attività di consulenza sull’oggetto della controversia. E’ designato dalla Segreteria, eventualmente su comune indicazione delle parti, tra i nominativi inseriti in un apposito elenco, che viene formato dall’Organismo a seguito di domanda di iscrizione.
Requisito necessario per l’iscrizione all’Elenco predetto è l’attestato di partecipazione, con esito positivo, ad un corso specifico di formazione, perfezionamento o specializzazione, tenuto con i criteri e secondo le modalità previste per legge oltre a possedere un titolo di studio non inferiore alla laurea universitaria triennale ovvero, in alternativa, essere iscritti ad albi professionali, ai quali la legge riconosce il diritto di esercitare la professione di mediatore.
I mediatori iscritti nell’Elenco devono svolgere la loro attività nel rispetto del Codice Etico approvato dall’Organismo e devono mantenere i livelli qualitativi richiesti dall’Organismo medesimo, frequentando specifici corsi di formazione e di aggiornamento secondo quanto previsto dal D. M. n. 150/2023. In ogni caso, l’iscrizione nell’Elenco è subordinata ad una valutazione del candidato, secondo le modalità definite dall’Organismo.
Il mediatore non deve trovarsi in alcuna delle situazioni di incompatibilità previste da specifiche norme di legge, e se designato deve eseguire personalmente la sua prestazione.
Il mediatore deve comunicare alla Segreteria, prontamente e non oltre due giorni dalla comunicazione della sua designazione, l’accettazione dell’incarico. Al momento dell’accettazione dell’incarico, il mediatore deve aderire al Codice etico approvato dall’Organismo nonché sottoscrivere l’apposita dichiarazione d’imparzialità prevista dall’art. 14 comma 2, lettera a, del D.lgs. n. 28/2010 modificato dal D.Lgs n. 149/2022. Solo dopo tale sottoscrizione da parte del mediatore designato potrà avere inizio il procedimento di mediazione.
La comunicazione di accettazione dell’incarico, da parte del mediatore, equivale a dichiarazione di insussistenza di motivi di incompatibilità. Il mediatore non potrà svolgere in seguito, tra le stesse parti e in merito alla stessa controversia, funzioni di consulente o difensore. Al mediatore è fatto divieto di assumere diritti od obblighi connessi, direttamente o indirettamente, con gli affari trattati, ad eccezione di quelli strettamente inerenti alla prestazione d’opera o del servizio. E’ fatto altresì divieto al mediatore di percepire compensi direttamente dalle parti.
Il mediatore deve inoltre informare immediatamente l’Organismo ed eventualmente le parti dell’affare in corso di trattazione, delle vicende soggettive che possono avere rilevanza agli effetti delle prestazioni conciliative e dei requisiti individuali, richiesti ai fini dell’imparzialità dell’attività svolta.
Le parti possono richiedere all’Organismo, in base a giustificati motivi, la sostituzione del mediatore e possono indicare di comune accordo un nominativo per l’eventuale designazione da parte dell’organismo. In caso di accoglimento dell’istanza, l’Organismo nominerà un altro mediatore, delegando eventualmente anche la Segreteria alla comunicazione al precedente.
L’Organismo provvederà parimenti alla nomina di un altro mediatore qualora questi, nel corso del procedimento, rinunci all’incarico, previa dichiarazione scritta e idoneamente motivata, che deve essere accettata dall’Organismo medesimo.
Ai sensi dell’articolo 8, comma 1, ultimo periodo, del D.Lgs. n. 28/2010 così come modificato dal D.Lgs n. 149/2022, nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, l’Organismo può nominare uno o più mediatori ausiliari.
Il mediatore designato può provvedere all’individuazione, anche per il tramite della Segreteria, di uno o più esperti, iscritti nell’albo dei consulenti e dei periti presso i tribunali, a condizione che tutte le parti lo abbiano espressamente richiesto.
La nomina è subordinata all’adesione delle parti e all’impegno, dalle stesse sottoscritto, a sostenere gli oneri in eguale misura e in via solidale, salvo diversa espressa previsione, secondo i compensi previsti dall’Organismo, da eventuali norme di legge o dalle tariffe professionali.
All’esperto si applicano le disposizioni del presente Regolamento che riguardano i casi di incompatibilità e l’imparzialità del mediatore, nonché le regole di riservatezza.

ARTICOLO 5 – INCONTRO DI MEDIAZIONE

Il procedimento di mediazione si svolge, in presenza presso le sedi dell’Organismo, o in quelle in convenzione, nel luogo del Giudice territorialmente competente per la controversia, o da remoto, attraverso una piattaforma con collegamento audiovisivo dove i documenti devono essere formati e sottoscritti nel rispetto delle disposizioni del codice Amministrazione Digitale D.L. 7 Marzo 2005 n. 82 e art. 8-bis D.Lgs. n. 28/2010 modificato dal D.Lgs. n. 149/2022.
Nelle ipotesi previste dall’art.5 comma 1 del D.Lgs 28/2010 così come modificato dal D. Lgs n. 149/2022, l’esperimento del procedimento di mediazione è condizione di procedibilità della domanda giudiziale, la condizione si considera avverata se al primo incontro, dinanzi al mediatore, l’incontro si conclude senza l’accordo di conciliazione e le parti devono partecipare agli incontri di mediazione con l’assistenza degli avvocati.
L’Organismo provvede a fissare la data del primo incontro tra le parti ed il mediatore non prima di 20 giorni e non oltre 40 giorni dal deposito della domanda. La parte chiamata, aderendo al tentativo di mediazione si intende abbia accettato il Regolamento e le tariffe dell’Organismo.
E’ altresì dovere di ogni parte comunicare alla Segreteria, entro 3 giorni dalla data fissata per l’incontro, chi sarà presente.
Il mediatore conduce l’incontro senza formalità di procedura, sentendo le parti congiuntamente e, qualora lo ritenga opportuno, separatamente.
Il mediatore, d’intesa con le parti, può fissare eventuali incontri successivi.
Ai sensi dell’articolo 11 del D.Lgs. n. 28/10, quando le parti non raggiungono un accordo amichevole il mediatore che ha condotto il procedimento di mediazione, oppure un mediatore diverso da quello che ha condotto sino ad allora la mediazione e solo sulla base delle informazioni che le parti intendono offrire a quest’ultimo, può formulare una proposta di conciliazione.
Deve formulare una proposta di conciliazione quando, in qualunque momento del procedimento, le parti ne facciano concorde richiesta.
Prima di formulare la proposta, il mediatore deve informare le parti delle possibili conseguenze previste dall’art. 13 comma 1 D.Lgs. 28/2010 e cioè che, in caso di mancata accettazione della proposta, qualora il successivo provvedimento di definizione del giudizio corrisponda interamente al contenuto della suddetta, il giudice potrà escludere la ripetizione delle spese della parte vincitrice che abbia rifiutato la proposta, riferibili al periodo successivo alla formulazione della stessa, condannandola altresì al rimborso delle spese sostenute dalla parte soccombente per lo stesso periodo e al versamento all’entrata del bilancio dello Stato di un’ulteriore somma corrispondente al contributo unificato dovuto, ciò anche con riguardo alle indennità di mediazione e al compenso dovuto all’esperto eventualmente nominato.
Il mediatore deve altresì informare le parti che, ai sensi dell’articolo 13 comma 2 D.Lgs 28/10, laddove il provvedimento che definisce il giudizio non corrisponda interamente al contenuto della proposta, il giudice potrebbe, in presenza di gravi ed eccezionali ragioni, escludere la ripetizione delle spese sostenute dalla parte vincitrice per l’indennità di mediazione e per il compenso dovuto all’esperto eventualmente nominato.
Ai sensi dell’articolo 14, comma 2, del D. Lgs. 28/10, il mediatore, nella formulazione della proposta, è tenuto al rispetto dell’ordine pubblico e delle norme imperative.
Salvo diverso accordo delle parti, in nessun caso la proposta può contenere qualche riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento, ad eccezione degli elementi risultanti dai documenti depositati e noti a tutte le parti del procedimento.
La Segreteria comunica alle parti per iscritto e in una forma comprovante l’avvenuta ricezione, la proposta formulata dal mediatore, invitandole a far pervenire alla medesima Segreteria, per iscritto ed entro sette giorni dalla ricezione della comunicazione, l’accettazione o il rifiuto della proposta, precisando che la mancanza di risposta nel termine indicato equivale a rifiuto della proposta medesima.

ARTICOLO 6 – RISERVATEZZA
Il procedimento di mediazione è riservato e tutto quanto viene dichiarato nel corso dell’incontro non può essere registrato o verbalizzato.
Il mediatore, le parti e tutti coloro che intervengono al procedimento di mediazione non possono divulgare a terzi i fatti e le informazioni apprese in relazione al procedimento medesimo.
A tal fine, tutti i soggetti presenti agli incontri di mediazione dovranno sottoscrivere un’apposita dichiarazione. Sono consentite comunicazioni riservate delle parti al mediatore solo in occasione delle sessioni separate.
Rispetto alle dichiarazioni rese ed alle informazioni acquisite nel corso di eventuali sessioni separate e salvo diverso consenso del dichiarante o di colui dal quale le informazioni stesse provengano, il mediatore ed il personale della Segreteria sono tenuti alla riservatezza nei riguardi di tutti gli altri soggetti.
Le dichiarazioni e le informazioni apprese durante il procedimento di mediazione non possono essere utilizzate nel giudizio avente il medesimo oggetto, anche parziale, iniziato o proseguito dopo la mediazione, salvo il consenso scritto della parte dichiarante o dalla quale provengano le informazioni. Il contenuto delle stesse dichiarazioni e informazioni non può essere oggetto di prova testimoniale o di giuramento decisorio.
Le parti non possono chiamare il mediatore, gli addetti dell’Organismo, i consulenti e chiunque altro abbia preso parte al procedimento a testimoniare in giudizio sui fatti e sulle circostanze di cui sono venuti a conoscenza in relazione al procedimento suddetto.

ARTICOLO 7 – ESITO DEL PROCEDIMENTO

Ai sensi dell’articolo 11 del D. Lgs. n. 28/10 così come modificato dal D. Lgs n. 149/2022, il procedimento si considera concluso quando:

a) Le parti non raggiungono un accordo;
b) Le parti raggiungono un accordo amichevole oppure la parte o quelle partecipanti al procedimento di mediazione aderiscono alla proposta formulata dal mediatore;
c) Le parti o quelle partecipanti al procedimento di mediazione non aderiscono all’eventuale proposta formulata dal mediatore;
d) Una parte non partecipa all’incontro di mediazione.

In tutti i casi il mediatore forma un verbale in cui dà atto dello svolgimento dell’incontro.
Il verbale viene sottoscritto dalle parti e dal mediatore, che certifica l’autografia o l’impossibilità a sottoscrivere di una o più delle medesime, o la mancata partecipazione di queste all’incontro di mediazione.

Nell’ipotesi sub b) al verbale è allegato o l’accordo raggiunto e sottoscritto dalle parti o la proposta con le relative accettazioni.
Nell’ipotesi sub c) il mediatore indicherà nel verbale medesimo la sua proposta e le ragioni del mancato accordo.
Nell’ipotesi sub d) il mediatore indicherà nel verbale che il procedimento si è concluso per la mancata partecipazione di una parte.

Una copia del verbale sarà rilasciata alle parti che hanno partecipato alla mediazione, previa richiesta, mentre l’originale sarà conservato presso l’Organismo.
Tutti gli oneri fiscali derivanti dall’accordo raggiunto sono assolti dalle parti.

ARTICOLO 8 – INDENNITA’

ARTICOLO 9 – INDENNITA’ PER I NON ABBIENTI
Quando la mediazione sia condizione di procedibilità della domanda giudiziale e una o tutte le parti siano in possesso delle condizioni per l’ammissione al patrocinio a spese dello Stato, ai sensi dell’articolo 76 (L) del T. U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia di cui al decreto del Presidente della Repubblica del 30 maggio 2002, n. 115, la parte interessata è esonerata dal pagamento dell’indennità spettante all’Organismo.
A tal fine, la parte è tenuta a depositare presso l’Organismo apposita dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, la cui sottoscrizione può essere autenticata dal medesimo mediatore o da altro soggetto a ciò abilitato, nonché a produrre, a pena di inammissibilità, se l’Organismo lo richiede, la documentazione comprovante la veridicità di quanto dichiarato.
Il mediatore di un procedimento, in cui tutte le parti si trovino nel caso previsto nel comma precedente, deve svolgere la sua prestazione gratuitamente.
Nel caso in cui le condizioni predette riguardino solo talune delle parti, il mediatore riceve un’indennità ridotta, in misura corrispondente al numero delle parti che non risultano ammesse al gratuito patrocinio.

ARTICOLO 10 – REGISTRO DELLE AMMISSIONI AL GRATUITO PATROCINIO
L’Organismo tiene un Registro, anche su solo supporto informatico, sul quale annota i procedimenti ammessi al gratuito patrocinio. Il Registro contiene il riferimento al numero del procedimento, il nominativo del mediatore, l’esito della mediazione e l’importo dell’indennità riscossa e/o che sarebbe spettata per l’attività svolta.
L’Organismo può disporre il riconoscimento di un’indennità per i mediatori che abbiano svolto la loro opera a titolo di gratuito patrocinio.

ARTICOLO 11 – DURATA DEL PROCEDIMENTO
Il procedimento non potrà avere una durata superiore a tre mesi dal deposito della domanda di mediazione o dalla scadenza del termine fissato dal giudice per il deposito della stessa, prorogabile di ulteriori tre mesi con accordo scritto delle parti.

ARTICOLO 12 – PROCEDURE TELEMATICHE
Il procedimento di mediazione da remoto si svolge attraverso una piattaforma con collegamento audiovisivo dove i documenti devono essere formati e sottoscritti nel rispetto delle disposizioni del codice Amministrazione Digitale D.L. 7 Marzo 2005 n. 82 e art. 8-bis D.Lgs. n. 28/2010 modificato dal D.Lgs. n. 149/2022. Qualora l’Organismo decida di avvalersi, altresì, di una piattaforma on line per lo svolgimento del servizio di mediazione, ai sensi dell’articolo 3, comma 4, del D. Lgs. n. 28/10, il presente Regolamento si applicherà in quanto compatibile.
In tale caso l’Organismo farà uso di una piattaforma proprietaria che abbia i requisiti necessari a garantire la sicurezza, utilizzando una comunicazione protetta con certificato SSL a 2048 bit, e la riservatezza, mediante accesso personale con password crittografata; comunicando, formalmente, al Responsabile presso il Ministero della Giustizia l’avvio della suddetta procedura.

ARTICOLO 13 – RESPONSABILITA’ DELL’ORGANISMO
L’Organismo non può essere ritenuto responsabile di eventuali decadenze o prescrizioni, sia per la mancata o ritardata effettuazione delle comunicazioni di cui all’articolo 3 del presente Regolamento e all’articolo 8, comma 1, del D. Lgs. n. 28/10, sia nel caso di imprecisa, inesatta o mancata individuazione dell’oggetto della domanda e del diritto tutelato ad opera dell’istante.
Ai fini interruttivi dei termini di decadenza o di prescrizione, la parte istante ha facoltà di effettuare la comunicazione del deposito della domanda di mediazione, ai sensi dell’articolo 8, comma 1, del D. Lgs. n. 28/10, anche senza l’indicazione della data dell’incontro di mediazione.

ARTICOLO 14 – COOPERAZIONE
L’Organismo potrà avvalersi delle strutture, del personale e dei mediatori di altri organismi con i quali si sia raggiunto a tal fine un accordo anche per singoli affari di mediazione.
Potrà inoltre utilizzare i risultati delle negoziazione paritetiche basate su protocolli d’intesa tra le associazioni riconosciute ai sensi dell’art. 137 del Codice del Consumo e le imprese, o loro associazioni, e aventi per oggetto la medesima controversia.